A l'heure où travailler à distance est une obligation, nous devons aussi repenser nos modes de travail en collectif. Transposer les formats qui fonctionnaient en physique ne suffit pas. Il faut tirer parti des nouveaux degrés de liberté ouverts par le digital pour gagner en efficacité collective.

Travailler en collectif à distance n’est plus une option

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Première semaine de télétravail forcée : beaucoup d’intérêt et d'appels pour les outils digitaux qui permettent brainstormings et télé-ateliers de travail.

Comme souvent nécessité fait loi. Toutes les bonnes raisons ("c’est compliqué, rien ne remplace le contact humain, on va perdre de l’info…") s’effacent devant l’impossibilité de réunir en physique. Et comme l’intelligence collective est plus que jamais nécessaire pour maintenir la continuité du "Business as Unusual", beaucoup se demandent comment remplacer leurs réunions et leurs ateliers de travail.

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La technologie transforme les usages : Regardez vos ados...

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1980 : Ado, vous passiez des heures passées au téléphone (filaire!) avec vos ami.es ou dans une chambre à refaire le monde?

Plus que l'abolition de la distance, les outils digitaux apportent de nouveaux degrés de liberté pour travailler en collectif

Regardez nos enfants aujourd’hui : Se parlent-ils avec leurs téléphones ultra performants ? Peu, en fait. Ils s’écrivent, se parlent... sans se parler (voice tags). En multi tasking, en asynchrone, même juste de quelques secondes. Et parfois (rarement), ils font un Face-time ou se téléphonent. CQFD : Ils ont hérité d'une connection always-on et d'une bande passante abondante … et ils ne font pas pour autant de la visiophonie HD pendant des heures.

Plus que l'abolition de la distance, les outils digitaux (Slack, Teams, Zoom…et Fluidityapp) apportent de nouveaux degrés de liberté pour travailler en collectif :

• la communication asynchrone flexible
• la capture en continu
• l’analyse temps réel des échanges
• la démultiplication des participants

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Dîtes "Non" au Skeuomorphisme des réunions

Kesako? ‍

Skeuomorphisme :

Elément de design dont la forme n'est pas directement liée à la fonction, mais qui reproduit de manière ornementale un élément qui était nécessaire dans l'objet d’origine.

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Vous ne connaissez peut-être pas ce mot, mais le concept, si. Rappelez-vous votre premier iPhone ! Pour représenter un bouton sur un écran lcd parfait lisse, les designers vous dessinaient un joli (ornemental!) bouton, avec un effet de relief et d’ombre …. Est ce que cela vous aidait à appuyer sur le bouton, à comprendre la fonction de ce bouton ?

Les designers du monde entier ont fini par décréter que non. Vérifiez sur votre smartphone actuel et le "flat design" de son interface*.

Quel rapport avec vos prochaines réunions ? Les formats et les bonnes règles à suivre pour les réunions, les ateliers de travail ont été définis dans le cadre d’interactions physiques synchrones. Mais à distance, les choses sont différentes !

• la perception du temps est différente (1h en ligne... une éternité)
• la gestion de l’attention est différente ("doudou, chut, Papa est au téléphone")
• la perception du groupe est différente (10 ou 100 personnes, même écran)

Tout cela créé des obstacles, et aussi énormément d’opportunités libérées par la travail à distance (objet d’un prochain post).

Mais à ce stade, ne soyez sûr.e que d’une chose : si vous reproduisez le format physique à distance, vous serez probablement déçu.e.s. En effet, se lever pour coller un post-it sur un mur devant un groupe OU déplacer avec sa souris un artefact de post-it (ornemental?) sur un écran partagé, c’est TRES différent (pour celui qui se lève, pour les autres)

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3 questions à se poser

Bien sûr, de nouvelles bonnes pratiques vont émerger.

D'ici là, si vous voulez trouver les modalités qui fonctionnent pour vous, à l’heure d’organiser votre prochaine réunion ou atelier de travail en équipe de plus de 5-6 personnes, posez vous d'abord ces 3 questions simples :

• Objectifs : quels sont les différentes intentions de cette réunion, car vos réunions physiques avaient toujours plusieurs objectifs : collecter des feedbacks, instruire une décision, donner la parole à chacun, créer/maintenir du lien/faire collectif …?
• Temporalité : Lesquels de ces objectifs requièrent absolument un temps synchrone ? Y a-t-il moyen de déporter une partie de l’action avant ou après ? Comment raccourcir et focaliser le temps synchrone sur les interactions clés ?
• Audience : faut-il les même participants pour ces différents temps ? Si réunir 100 personnes est de fait plus facile qu’il y a un mois, pourquoi limiter la collecte de feedbacks à 10 personnes?

Il n’y a pas de format magique pour votre prochain brainstorming à distance. Mais actez VRAIMENT le fait que vous êtes à distance pour travailler et que cela DOIT changer la donne.

Et enfin, en ces temps si particuliers, n’oubliez pas de prendre des nouvelles de vos amis, de vos collaborateurs, de vos clients, le plus souvent possible, avec un bon vieux téléphone. La voix humaine reste un medium et créateur de lien d’une richesse indépassable.  

* Super article qui vous révèle que le skeuomorphisme est vraiment partout... y compris dans vos assistants vocaux

NB: FluidityApp est une solution digitale qui vous outille d'une I.A. sémantique pour analyser en temps réel, en 16 langues les réponses libres lors de vos sessions de travail à distance en collectif.

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